Αυτόματες απαντήσεις σε DM στο Instagram τι επιτρέπεται

Για μια μικρή επιχείρηση το inbox του Instagram είναι συχνά το πραγματικό τηλεφωνικό κέντρο. Ωράρια, διαθεσιμότητα, τιμές, μεγέθη, αν στέλνετε στη Θεσσαλονίκη, αν υπάρχει τραπέζι το Σάββατο. Οι ίδιες πέντε ερωτήσεις, δεκάδες φορές την εβδομάδα, συνήθως εκτός ωραρίου.

Η σύντομη απάντηση για το αν μπορείτε να τα αυτοματοποιήσετε: ναι, αλλά μόνο ως απάντηση σε μήνυμα που ξεκίνησε ο χρήστης, και με τα εργαλεία που δίνει το ίδιο το Instagram για επαγγελματικούς λογαριασμούς. Η μαζική αποστολή αυτόματων DM σε άτομα που δεν σας έγραψαν πρώτα δεν είναι απλώς αναποτελεσματική, παραβιάζει τους όρους της πλατφόρμας και βάζει τον λογαριασμό σε κίνδυνο περιορισμού.

Τι επιτρέπει το Instagram και τι όχι

Η γραμμή είναι σαφής και αξίζει να τη θυμάστε πριν αγοράσετε οποιοδήποτε εργαλείο. Επιτρέπονται οι αυτοματοποιημένες απαντήσεις σε συνομιλία που άνοιξε ο χρήστης: έστειλε μήνυμα, απάντησε σε story, σχολίασε και του απαντάτε στο inbox. Το παράθυρο μέσα στο οποίο μπορείτε να απαντήσετε αυτόματα είναι περιορισμένο και μετράει από το τελευταίο μήνυμα του χρήστη.

Δεν επιτρέπονται η μαζική αποστολή σε λίστες χρηστών, τα εργαλεία που στέλνουν DM σε όποιον ακολουθεί έναν ανταγωνιστή, η αγορά υπηρεσιών «cold DM» και οτιδήποτε αυτοματοποιεί ενέργειες μέσα από μη επίσημη σύνδεση με τον λογαριασμό σας, δηλαδή δίνοντας τον κωδικό σας σε τρίτο εργαλείο. Αυτή η τελευταία κατηγορία είναι και η πιο επικίνδυνη, γιατί εκτός από περιορισμό διανομής μπορεί να οδηγήσει σε απώλεια πρόσβασης στον λογαριασμό.

Τα εργαλεία που έχετε ήδη χωρίς επιπλέον κόστος

Πριν ψάξετε πλατφόρμα, αξιοποιήστε όσα υπάρχουν στον επαγγελματικό λογαριασμό και στο Meta Business Suite. Στην πράξη καλύπτουν το μεγαλύτερο μέρος του όγκου.

• Άμεση απάντηση: ένα μήνυμα που φεύγει αυτόματα στο πρώτο DM κάθε νέας συνομιλίας.
• Μήνυμα απουσίας: ενεργοποιείται εκτός ωραρίου και θέτει ρεαλιστική προσδοκία για το πότε θα απαντήσετε.
• Συχνές ερωτήσεις: μέχρι τέσσερις έτοιμες ερωτήσεις που εμφανίζονται ως κουμπιά στην αρχή της συνομιλίας, με προκαθορισμένη απάντηση.
• Έτοιμες απαντήσεις: κείμενα που καλείτε με συντόμευση όταν απαντάτε χειροκίνητα. Δεν είναι αυτοματισμός, αλλά μειώνει τον χρόνο περισσότερο από ό,τι περιμένετε.
• Αυτοματισμοί με λέξεις-κλειδιά στο Meta Business Suite, για να στέλνετε συγκεκριμένη απάντηση όταν το μήνυμα περιέχει π.χ. «τιμή» ή «ωράριο».

Πώς στήνεται μια ροή που δεν εκνευρίζει

1. Μαζέψτε τα πραγματικά μηνύματα δύο εβδομάδων και ομαδοποιήστε τα. Σχεδόν πάντα προκύπτουν τέσσερις με έξι κατηγορίες που καλύπτουν το 80% του όγκου.
2. Γράψτε μία απάντηση ανά κατηγορία, δύο ή τρεις προτάσεις, με τη συγκεκριμένη πληροφορία μέσα και όχι με παραπομπή σε άλλο σημείο.
3. Ρυθμίστε τις τέσσερις Συχνές ερωτήσεις ώστε να αντιστοιχούν στις τέσσερις πιο συχνές κατηγορίες.
4. Στην άμεση απάντηση πείτε ρητά ότι είναι αυτόματο μήνυμα και σε πόση ώρα απαντά άνθρωπος.
5. Βάλτε σε κάθε ροή μια σαφή έξοδο προς άνθρωπο, για παράδειγμα «γράψτε άνθρωπος και θα σας απαντήσουμε εμείς».
6. Δοκιμάστε τη ροή από δεύτερο λογαριασμό, με λάθος ορθογραφία και με greeklish, γιατί έτσι γράφει το μισό κοινό σας.
7. Ξαναδιαβάστε τα κείμενα κάθε τρίμηνο. Οι τιμές και τα ωράρια αλλάζουν και η αυτόματη απάντηση συνεχίζει να λέει το παλιό.

Το ζήτημα με τα νούμερα

Θα συναντήσετε συχνά ισχυρισμούς του τύπου «δεκαπλάσιες πωλήσεις από DM» ή «αύξηση leads 500%». Κανένα από αυτά δεν είναι μετρημένο μέγεθος. Δεν ορίζεται από τι βάση ξεκίνησε η μέτρηση, σε τι κλάδο, με πόσο κόσμο και σε πόσο χρόνο, και δεν είναι επαναλήψιμο.

Αυτό που είναι λογικά αναμενόμενο και μετρήσιμο είναι πιο απλό: ο χρόνος πρώτης απάντησης πέφτει σε δευτερόλεπτα, οι επαναλαμβανόμενες ερωτήσεις παύουν να καταναλώνουν προσωπικό χρόνο, και λιγότερες συνομιλίες μένουν αναπάντητες τη νύχτα. Αν κερδίζετε πωλήσεις, τις κερδίζετε επειδή δεν χάνεται πλέον ο πελάτης στην αναμονή, όχι επειδή ένα ρομπότ πουλά.

Τι μετράτε στις πρώτες 30 και 90 ημέρες

Στον πρώτο μήνα κρατήστε τέσσερα μεγέθη: αριθμό εισερχόμενων συνομιλιών, ποσοστό που έκλεισε χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση, διάμεσο χρόνο μέχρι την απάντηση από άνθρωπο, και ποσοστό συνομιλιών που εγκαταλείφθηκαν μετά το αυτόματο μήνυμα. Το τελευταίο είναι το πιο χρήσιμο. Αν αυξάνεται, η αυτόματη απάντηση διώχνει κόσμο αντί να τον εξυπηρετεί.

Στο τρίμηνο κοιτάξτε πόσες συνομιλίες κατέληξαν σε ραντεβού, κράτηση ή παραγγελία, και ποιες κατηγορίες ερωτήσεων παραμένουν χειροκίνητες. Οι κατηγορίες που επιμένουν σας λένε ποια πληροφορία λείπει από το προφίλ, τα highlights ή τον ιστότοπό σας. Συχνά η σωστή λύση δεν είναι νέα ροή αυτοματισμού αλλά μια διόρθωση στη σελίδα προϊόντος.

Πότε να μην αυτοματοποιήσετε

Αν λαμβάνετε λιγότερα από δέκα μηνύματα την ημέρα, ο αυτοματισμός δεν σας κερδίζει χρόνο, σας κοστίζει προσωπικότητα. Αν πουλάτε κάτι με υψηλή αξία ή ευαισθησία, όπου η πρώτη πρόταση καθορίζει τη σχέση, απαντήστε μόνοι σας. Αν διαχειρίζεστε παράπονο ή ακύρωση, το αυτόματο μήνυμα διαβάζεται ως αδιαφορία.

Προσοχή επίσης στα δεδομένα. Μη ζητάτε μέσα από DM αριθμούς καρτών, ΑΦΜ ή στοιχεία υγείας. Αν από τη συνομιλία περνάτε τον χρήστη σε λίστα email ή SMS για εμπορικά μηνύματα, χρειάζεστε ξεχωριστή, καταγεγραμμένη συγκατάθεση για αυτόν τον σκοπό. Το ότι κάποιος σας έστειλε μήνυμα δεν αποτελεί συγκατάθεση για μελλοντική εμπορική επικοινωνία.

Με το InstaBot

Το InstaBot δεν είναι εργαλείο αυτόματων DM και δεν συνδέεται στο inbox σας. Δουλεύει στην άλλη πλευρά του ίδιου προβλήματος, στο περιεχόμενο που καθορίζει τι θα σας ρωτήσουν: παράγει και προγραμματίζει posts, reels, λεζάντες, άρθρα και email σε ένα ημερολόγιο και δημοσιεύει σε Instagram, Facebook, TikTok και LinkedIn, ώστε οι απαντήσεις σε τιμές, ωράρια και διαθεσιμότητα να υπάρχουν ήδη δημόσια και ο όγκος των επαναλαμβανόμενων μηνυμάτων να πέφτει από μόνος του. Μπορείτε να ξεκινήσετε από το περιβάλλον εργασίας με το δωρεάν πλάνο των 0 ευρώ, που δίνει 4 posts και 4 reels τον μήνα χωρίς κάρτα.

Δείτε επίσης τη σελίδα προϊόντος του InstaBot για το πλήρες περιεχόμενο του ημερολογίου.

Συχνές ερωτήσεις